Konflikty między pracodawcą a pracownikiem są niejako wpisane w naturę prowadzenia firmy. W Polsce te poważniejsze coraz częściej znajdują rozwiązanie przed Sądem. Jaka jest pozycja przedsiębiorcy przed polskim wymiarem sprawiedliwości? O co najczęściej toczą się spory i jak się przed nimi zabezpieczyć? O czym powinni pamiętać pracodawcy? Na te i inne pytania odpowiada Łukasz Lipski, specjalista ds. Prawa Pracy w Europejskiej Grupie Doradczej.

Czy w Polsce konflikty pracodawców z pracownikami znajdują często swoje rozwiązanie przed Sądem?

Tak, w Polsce konflikty pracodawców z pracownikami bardzo często są rozwiązywane przed Sądem.

Zasadą, która powinna być przestrzegana, jest to, że pracodawca i pracownik powinni dążyć do polubownego załatwienia sporu ze stosunku pracy. Wszelkie powstałe konflikty między pracodawcą i pracownikiem powinny zakończyć się ugodą. Warto podkreślić, że pracodawca i pracownik mogą zawrzeć ugodę sądową, ale spór powstały między nimi może zostać zażegnany w trybie ugody pozasądowej.

Pracownik może także złożyć do istniejącej u pracodawcy komisji pojednawczej wniosek o ugodowe załatwienie powstałego sporu. Oczywiście to uprawnienie ma sens, jeżeli u pracodawcy działa taka komisja.

Generalnie ugoda daje możliwość szybkiego i mniej kosztownego załatwienia sporu niż postępowanie sądowe i obie strony konfliktu powinny do tego dążyć. Niestety w praktyce strony konfliktu nie wykorzystują tej możliwości i sprawa znajduje swoje zakończenie przed Sądem.

Jak zwykle Sąd podchodzi do polskich przedsiębiorców?

W polskim systemie prawnym, ale nie tylko, także w systemach prawnych międzynarodowych dotyczących dziedziny prawa pracy, przedsiębiorca (pracodawca) jest uważany za jednostkę mocniejszą, bo zorganizowaną,  posiadającą zdecydowanie większe zasoby, większe możliwości służące realizacji swoich celów i zamierzeń. Od przedsiębiorcy, który w przeciwieństwie do pracownika jest postrzegany jako jednostka profesjonalna, wymaga się znajomości zasad rządzących prawem pracy i rygorystycznie podchodzi się do ciążących na nim obowiązków.

Czy można więc powiedzieć, że to pracownicy są bardziej uprzywilejowani przed Sądem?

Tak, pracownik w prawie pracy jest podmiotem szczególnie chronionym, ponieważ uznawanym za stronę słabszą w sporach z pracodawcą. Można powiedzieć, że już z założenia pracownik jest traktowany przez Sąd jako strona pokrzywdzona.

Poza tym uregulowania prawne w szczególności przepisy Kodeksu Pracy przewidują szereg uproszczeń dla pracownika. Warto tutaj wymienić takie jak:

a)    możliwość wniesienia przez pracownika pozwu i późniejszych pism przygotowawczych w sprawie w formie ustnej do protokołu w sekretariacie Sądu,

b)    możliwość wyboru Sądu, przed którym toczyć się ma postępowanie. Pozew może zostać złożony do Sądu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika lub do Sądu, w którego okręgu praca jest, była lub miała być wykonywana, lub w którego okręgu znajduje się zakład pracy,

c)    powództwa pracowników przeciwko pracodawcom są zwolnione z opłat, za wyjątkiem spraw odwoławczych (apelacyjnych) i spraw, w których wartość przedmiotu sporu przekracza 50.000 zł.

Jakie sprawy pracownicze trafiają najczęściej przed Sąd?

Najczęściej są to sprawy dotyczące wynagrodzenia za pracę, wypowiedzenia umowy o pracę, odszkodowania. Rzadziej są to sprawy związane z urlopami pracowniczymi a także wypadkami przy pracy.

Co może zrobić pracodawca, by zabezpieczyć się przed nadużyciami ze strony pracowników?

Pracodawca ma bardzo trudne zadanie i praktycznie nie jest w stanie całkowicie skutecznie zabezpieczyć się przed nadużyciami ze strony pracowników. Już na etapie rekrutacji, poprzez umiejętne zweryfikowanie referencji pracownika, może starać się zmniejszyć ryzyko zatrudnienia kandydata, który może zachowywać się w pracy nieuczciwie. Na etapie wykonywania pracy, pracodawca może starać się wprowadzić różnego rodzaju systemy, głównie elektroniczne, monitorujące, itp. Trzeba jednak zdać sobie sprawę z tego, że te wszystkie działania są w stanie zmniejszyć ryzyko nadużyć ze strony pracowników, nie są w stanie całkowicie tego rodzaju zachowań wyeliminować. Czasami nawet najlepsze zabezpieczenia nie są w stanie uchronić firmy przed stratą, kradzieżą. Jeżeli pracownik chce oszukać firmę, zawsze da sobie radę i żaden monitoring mu w tym nie przeszkodzi. Wydaje się więc, że kluczem do sukcesu są wzajemne relacje personalne, lojalność wobec firmy. Im pracodawca będzie godziwiej traktował pracownika, tym pole do nadużyć z jego strony będzie mniejsze.

Na co powinni zwracać uwagę pracodawcy tworząc umowy pracownicze?

Pracodawcy powinni dążyć do tego aby umowa jak najpełniej odzwierciedlała stosunek pracy łączący ich z pracownikiem. Jednak umowa pracownicza to nie wszystko. Pracodawca w regulaminie pracy, który jest aktem porządkowo-organizacyjnym,  powinien dążyć do jak najpełniejszego  i jak  najbardziej szczegółowego określenia praw i obowiązków stron stosunku pracy, tak by w przypadku zaistnienia konfliktu między nim a pracownikiem, treść regulaminu przesądzała o tym, kto w sporze ma rację.

Ponadto pracodawca powinien zgodnie z art. 94 Kodeksu Pracy zaznajamiać pracowników z zakresem ich obowiązków. W praktyce zdarza się, że często zakres obowiązków pracowniczych formułowany jest w sposób chaotyczny i przypadkowy. To często rodzi wiele rozbieżności i nieporozumień. Każda strona konfliktu stara się interpretować ten zakres na swoją korzyść.

Dlatego też pracodawca tworząc umowy pracownicze i inne dokumenty z tym związane powinien zwrócić szczególną uwagę na wprowadzenie jak najprecyzyjniejszych, najpełniejszych zapisów, co powinno prowadzić do wyeliminowania możliwości zbyt daleko idących interpretacji w przypadku zaistnienia w tym  przedmiocie sporu.

Z czego najczęściej wynikają nieporozumienia między pracodawcami a pracownikami?

Można powiedzieć, że konflikty między pracodawcą i pracownikiem są niejako ściśle wpisane w naturę prowadzenia firmy. Teoretycznie pracodawca nie powinien działać na szkodę pracownika a pracownik nie powinien działać na szkodę firmy. Nieporozumienia między pracodawcą a pracownikiem mogą wystąpić na wielu płaszczyznach. W skrócie możemy powiedzieć, że konflikt między pracodawcą a pracownikiem jest zawsze konfliktem interesów. Najczęściej dotyczą one wynagrodzenia, czasu i wymiaru pracy oraz dokonania przez pracodawcę wypowiedzenia umowy o pracę.

Jakich zasad powinni przestrzegać pracodawcy, by zwiększyć szansę udowodnienia swojej racji przed Sądem?

Pracodawca powinien, jak to już było wcześniej wspomniane, dążyć do tego aby treść zawartej z pracownikiem umowy pracowniczej, treść regulaminu pracy, treść zakresu obowiązków pracownika, jak najpełniej i jak najbardziej szczegółowo odzwierciedlała wolę stron, tak by w przypadku zaistnienia sporu nie było co do tego żadnych wątpliwości.

Ponadto pracodawca może poprzez wprowadzenie w swojej firmie różnych systemów elektronicznych, monitorujących, itp., zwiększyć szansę na udowodnienie swoich racji przed Sądem, albowiem posiadanie tego rodzaju dowodu jak np. nagranie video pracownika, który kradnie mienie firmowe, jest dowodem wysoce obiektywnym i wiarygodnym.

Czy w ostatnim czasie zmieniły się jakieś zasady związane z kadrami, o czym warto przypomnieć pracodawcom?

Nie jest tajemnicą, że w obecnym czasie, w jakim przychodzi funkcjonować wielu firmom, istnieje silna konkurencja i tylko umiejętnie prowadzona polityka kadrowa umożliwia uzyskanie przewagi konkurencyjnej nad innymi firmami. Wprowadzenie nowoczesnych systemów jakości, nowych systemów motywowania oraz tworzenia warunków do rozwoju firmy, prowadzą do skuteczniejszej organizacji pracy. Tylko umiejętnie pokierowani i zmotywowani pracownicy gwarantują osiągnięcie strategii czy misji, jaką firma realizuje.

W ostatnim czasie w użyciu pojawiły się takie pojęcia jak „zasoby ludzkie” czy też „kapitał ludzki”, które mają oddawać strategiczne znaczenie ludzi – pracowników dla sukcesu firmy. Kapitałem firmy są więc pracownicy, którzy dzięki umiejętnościom współpracy są w stanie tworzyć coraz lepsze produkty i usługi. Aby zapewnić wzrost i efektywność firmy, polityka kadrowa wymaga specjalnych i zdecydowanych działań polegających na gruntownej analizie potencjału, analizie wyzwań a także na wypracowaniu i systematycznym stosowaniu narzędzi zarządzania personelem, takich jak np. analiza stanowisk pracy, ujednolicone formy rekrutacji, oceny pracownicze.

Istotnymi elementami polityki kadrowej wydaje się potrzeba zdefiniowania potrzeb szkoleniowych oraz przeprowadzania takich szkoleń. Niewątpliwie szkolenia przyczyniają się do lepszej, wydajniejszej pracy i wyższej motywacji.

Dziękuję za rozmowę.